Профиль должности: основа организационного проектирования

При запуске бизнеса даже его руководитель не всегда знает, как он будет устроен. Какие отделы нужны? Как понять, что они справляются с работой? Со временем архитектура начинает вырисовываться органически, но происходит это “по факту”. Однако при росте компании стоит целенаправленно заниматься организационным проектированием, чтобы компания выдержала вызовы роста и масштабирования.

Организационное проектирование – это процесс создания структуры организации, распределения ролей и обязанностей среди сотрудников, а также установления системы контроля и координации их деятельности. Этот комплексный подход включает в себя анализ текущей ситуации, разработку новых стратегий и внедрение изменений.

Организационное проектирование, или создание организационного дизайна компании, включает в себя несколько этапов:

• Анализ текущего состояния. На данном этапе проводится оценка существующей структуры организации, выявляются проблемы и слабые места.

• Разработка стратегии. В этой точке определяются цели и задачи организации, разрабатываются планы по достижению этих целей.

• Проектирование структуры. Создается новая структура организации, распределяются роли и обязанности.

• Внедрение изменений. Новые решения внедряются в организацию, проводятся необходимые тренинги и консультации.

• Контроль и корректировка. Осуществляется мониторинг результатов внедрения, вносятся необходимые изменения.

По времени эти этапы не регламентированы и зависят как от размеров компании, так и от компетенций и количества сотрудников или консультантов, которые выполняют эту работу.

Организационное проектирование – это процесс, который помогает определить, какие должности необходимы для достижения стратегических целей компании. 

Профиль должности — это документ, который описывает, что нужно делать на конкретной должности, и какие качества и навыки нужны сотруднику, чтобы хорошо выполнять такую работу. Соответственно, он обеспечивает четкое понимание того, кто и за что будет отвечать, что облегчит проектирование. 

1. Ключевые показатели эффективности (KPI)
   KPI – это количественные и качественные показатели, которые позволяют оценить эффективность работы сотрудника. Они могут включать такие параметры, как выполнение плана продаж, количество обработанных заявок, уровень удовлетворенности клиентов и т.д.
   Например, выручка, прибыль, затраты, Товарные остатки, NPS (удовлетворенность покупателей).

2. Задачи
   Задача – это то, что нужно решить на пути увеличения ключевого показателя эффективности (KPI)
   Например, для роста продаж на 30% нужно открыть еще 2 магазина площадью по 500 кв. м. Каждый.

3. Функции
   Функции – это векторы основных направлений деятельности сотрудника на должности, они  делятся на управленческие и специальные. Управленческие функции – это те, при которых сотрудник добивается результата с помощью компетенций других сотрудников. Специальные – те, где сотрудник добивается результата с помощью личных компетенций.
   Управленческие функции: давать обратную связь соответствующим должностным лицам об особенностях секций и отдельных зон при планировании ассортимента следующего сезона.
   Специальные функции: рассчитывать и контролировать уровень запасов секций и инициировать необходимые процедуры, чтобы оптимизировать объем запасов.

4. Полномочия
   Полномочия – это права, предоставленные сотруднику для выполнения своих обязанностей. Они включают возможность принимать решения, распоряжаться ресурсами, делегировать задачи другим сотрудникам и т. П.
   Например, возможность самостоятельно планировать график посещения партнеров и составлять план командировок.

5. Ответственность
   Ответственность – это обязательства сотрудника перед компанией. Она может включать материальную, дисциплинарную и административную ответственность за невыполнение задач, нарушение правил и стандартов компании.
   Например, за совершенные в процессе осуществления трудовой деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством  Российской Федерации.

6. Портрет сотрудника
   Портрет сотрудника – это описание идеального кандидата на данную должность. При описании показателей, задач, функций, полномочий и ответственности мы определяли, что сотрудник должен делать на должности. Теперь при составлении портрета мы должны понять, какие  компетенции и ценности нужны для эффективного выполнения требований компании.

7. Компетенции
   Компетенции – это знания и навыки, необходимые для работы. Они делятся на управленческие, специальные и личные. Управленческие компетенции помогают выполнять управленческую часть задач и управленческие функции. Специальные компетенции нужны для решения задач, где требуются специфические навыки, а также нужны для решения специальных функций.
   
   Например:
   
   Управленческие компетенции: планирование, управление исполнением (постановка задач, контроль, обратная связь), наставничество, нематериальная мотивация.
   
   Специальные компетенции: четкое видение нужного уровня сервиса, понимание законов работы одежного ритейла, уверенный пользователь ПК (Word, Еxcel, 1C, Axapta), четкое понимание целевой аудитории бизнеса, ее потребностей, ценностей и мотивов.
   
   Личные компетенции нужны, чтобы усиливать компетенции управленческие и специальные. Например, если руководитель должен руководить большим коллективом, то ему в личных компетенциях потребуется проактивность и многозадачность. Если руководитель должен самостоятельно в короткие сроки принимать сложные управленческие решения, то ему поможет стрессоустойчивость. Примеры личных компетенций: проактивность, адаптивность, готовность к изменениям, ответственность, усердие, упорство, многозадачность, позитивное мышление.

8. Ценности
   Ценности играют важную роль в формировании корпоративной культуры и определении поведения сотрудников внутри организации. Всего существует 12 групп ценностей и каждая призвана делать человека еще эффективнее и мотивированнее на занимаемой позиции.
   Например, для руководителя отдела продаж новым клиентам ключевыми ценностями могут быть риск, результат и статус, а для директора по продвижению влияние, развитие и самореализация.

В моем опыте есть такой кейс: в одном из подразделений мебельного холдинга снизилась эффективность. Мы решили прописать профили должности для всех сотрудников и начали с директора по рознице. В итоге получилось сорок страниц только функций и задач, при этом человек реально был во всем задействован. Такая перегрузка стала бутылочным горлышком для всего подразделения. Решено было расшить его на три позиции, и подразделение “задышало”, поползли вверх показатели. То есть сформировали один документ и эффективность пошла в рост. И это только один пример. 

Какие еще задачи может решить профиль должности:

• Сформировать четкое понимание ожиданий для сотрудников и кандидатов. Когда каждый знает, чего от него ждут, работа выполняется качественнее.

• Помочь рекрутерам и менеджерам по персоналу находить релевантных кандидатов и формировать исчерпывающие описания вакансий.

• Стать основой для разработки обучающих программ и ориентиром для развития навыков и компетенций сотрудников.

• Управлять производительностью. Документ устанавливает четкие критерии для оценки производительности, оценка работы становится быстрой, а изменения можно внести здесь и сейчас.

• Помочь сотрудникам планировать карьеру и развитие в организации. Из профиля желаемой позиции можно понять, какие навыки и опыт нужны, и прокачать их.

• Обеспечить объективные основания для определения уровня зарплаты и бенефитов на основе обязанностей и требований к должности.

На что обратить внимание при проектировании должности:

• Трудносочетаемые компетенции: «системный творец», «процессный результатник», «ориентирован на риски и возможности», старайтесь их избегать или переигрывать очевидные противоречия. 

• Стремитесь, чтобы уровень требований, вознаграждения и полномочий соответствовали друг другу. В противном случае есть место коррупции и хищениям.

• Трудносочетаемые ценности: безопасность и развитие, риск и комфорт, статус и служение. Аналогичная ситуация с первым пунктом. 

• Соответствие полномочий и компетенций. Если у должности нет полномочий и возможности принимать самостоятельные решения, то в компетенциях лучше не ставить проактивность и самоменеджмент. Вместо этого лучше указать исполнительность и четкость, чтобы к вам пришел “тот” кандидат. 

Помните, что человеческий ресурс очень важен для бизнеса. “Правильные” люди впитают все стратегии и потянут локомотив вперед. А тех, кто занимает не свою позицию, самый четкий алгоритм не настроит на работу.